Daftar isi otomatis! (Word 2003+)

Dimulai oleh Èxsharaèn, 24 Agustus 2007, 08:26:43

« sebelumnya - berikutnya »

0 Anggota dan 1 Pengunjung sedang melihat topik ini.

Èxsharaèn

Nah, topik di sini nggak selalu pemrograman kan? Berikut tips yang aku kira akan sangat berguna untuk pembuatan buku yang cukup tebal, misalnya buku laporan tugas akhir, makalah, dan sebagainya. Mungkin sudah ada yang tahu tentang topik ini, tapi aku bagikan untuk yang belum tahu (bahkan di jurusanku yang notabene berurusan dengan komputer hanya segelintir orang yang menggunakan trik ini).

Saat selesai membuat buku, tentunya kita ingin agar orang bisa dengan mudah mencari topik tertentu dan membuka buku kita ke halaman tersebut. Itulah perlunya daftar isi. Tapi, selama ini, gimana caranya bikin daftar isi di Word? Manual, dalam arti kita mencatat judul topik satu per satu, mencocokkan dengan halamannya, dan mengetikkannya sendiri?

Cara tersebut tidak praktis, bahkan untuk buku yang cukup tipis. Kenapa?

Kesulitan utama yang akan terjadi adalah jika ada perubahan di buku tersebut. Susunan halaman mungkin saja berubah, dan kita harus mencocokkan lagi satu per satu, menggantinya lagi satu per satu. Sangat rentan kesalahan, dan tentu saja memakan waktu cukup lama hanya untuk membuat daftar isi.

Tapi ini semua bisa diotomatiskan oleh Word! Asalkan tahu caranya, daftar isi dapat dibuat hanya dalam waktu kurang dari lima detik. Nggak percaya? Baca terus!

Oh ya, ini berlaku untuk semua versi Microsoft Word, tapi aku fokuskan ke Word 2003 dan 2007.
Jangan lupa ikutan serunya petualangan Our Journey!
~ A, èxshna il utnön qu our journey shallaran a èndh... ~

Profiles
About.me https://about.me/hoshiro.exsharaen

Èxsharaèn

Pertama-tama, kita akan berkenalan dengan fitur Word yang krusial sekali untuk pembuatan daftar isi otomatis. Apa itu?

Heading

Heading adalah suatu style khusus pada Word yang biasa digunakan untuk judul topik. Ada 9 Heading yang disediakan, walaupun mungkin yang tampak hanya 4 saja. Heading 1 adalah level heading tertinggi, sehingga bisa digunakan untuk judul bab misalnya.

Tahu di mana harus mencari style Heading?

Word 2003
Pada toolbar Formatting, style ada persis di sebelah kiri tombol pilihan font. Pada keadaan normal, style yang digunakan pastilah Normal (kecuali ada perubahan pada global template Normal).

Word 2007
Mudah sekali menemukan style Heading, yaitu pada tab Home, bagian Styles.

Kita langsung coba saja yuk!
Jangan lupa ikutan serunya petualangan Our Journey!
~ A, èxshna il utnön qu our journey shallaran a èndh... ~

Profiles
About.me https://about.me/hoshiro.exsharaen

Èxsharaèn

#2
Misalkan kita punya struktur buku seperti berikut:

Bab 1: Pendahuluan
1.1 Latar Belakang
1.2 Rumusan Masalah
1.3 Tujuan
Bab 2: Dasar Teori
2.1 Matematika
2.1.1 Aljabar
2.1.2 Integral
2.2 Sosiologi

Jika menggunakan level heading, maka struktur di atas akan menggunakan heading sebagai berikut:
Level 1: Bab 1 dan Bab 2
Level 2: 1.1, 1.2, 1.3, 2.1, 2.2
Level 3: 2.1.1, 2.1.2

Yuk salin struktur di atas ke Word! Usahakan jangan copy paste, tapi ketikkan dulu secara manual. Kita akan buat bab 1 terlebih dahulu. Caranya begini:

1. Tuliskan PENDAHULUAN. Ingat, jangan tuliskan BAB 1 mentah-mentah, kita akan otomatiskan hal ini. Memangnya bisa?

2. Ubah style-nya menjadi Heading 1.

Duh, tulisannya terlalu besar! Font-nya juga nggak cocok. Gimana ini? Bisa sih kita langsung mengganti ukuran dan font, tapi nanti kalau akan memasukkan Heading 1 lagi, formatnya akan sama lagi dengan yang sebelumnya. Memang daftar format yang kita gunakan sekarang akan keluar juga di daftar Style, tapi agar tidak membingungkan, kita akan ubah format Heading 1 supaya seragam. Misalkan saja format yang kita inginkan untuk Heading 1 (judul buku) adalah Times New Roman 14, bold.

3. Untuk mengubah format Heading 1:
Word 2003
Buka toolbar Styles and Formatting dengan mengeklik tombol Styles and Formatting (persis di kiri daftar style). Pada bagian Pick formatting to apply, cari Heading 1. Jangan diklik dulu. Kalau kita menghentikan mouse sejenak di atas Heading 1, akan muncul menu dropdown (yang harus diklik segitiganya dulu supaya muncul). Buka menu itu dan pilih Modify... . Ubah sesuka hati.

Word 2007
Jauh lebih mudah, klik kanan saja pada style Heading 1 dan pilih Modify... . Ubah sesuka hati.

Nah, sekarang, tiap kali kita perlu Heading 1, formatnya akan disesuaikan dengan yang kita inginkan. Dengan cara yang sama, coba ubah format Heading 2 dan Heading 3 sesuai keinginan.

Oke, itu selesai. Tapi, kenapa BAB 1-nya tidak diketik manual saja? Ingat, kalau bisa otomatis, kenapa tidak?

4. Untuk membuat tulisan BAB 1 (dan seterusnya):
Word 2003
Blok dulu tulisan PENDAHULUAN kita, dan klik kanan. Pilih Bullets and Numbering... . Buka tab Outline Numbering. Pilih saja salah satu slot yang tersedia, kemudian klik Customize... .

Nah, jendela Customize Outline Numbered List ini sangat penting dikuasai, karena informasi inilah yang akan digunakan Word saat membuat daftar isi. Kita perhatikan bagian Number Format dulu.
Level adalah hirarki yang digunakan untuk teks header kita. Word hanya menyediakan 9 level (jarang kan ada subsubsubsubsubsubsubsubbab...), tapi kita hanya akan butuh 3 level saja. Tiap level bisa disesuaikan seperti apa formatnya, yang didefinisikan oleh Number format. Nah, di boks inilah kita menuliskan kata BAB kita... tapi awas! Jangan mengetik 1 secara manual, tapi pilih dari Number style (misalkan 1 bisa saja diganti A, a, I, i, atau lainnya). Jika tidak ingin memulai dari 1, tuliskan di boks Start at.

Terlihat contohnya di bagian Preview? Tunggu dulu, kita belum selesai! Kita belum memberi tahu teks mana yang akan jadi level 1. Klik tombol More untuk membuka pilihan yang disembunyikan. Padahal di sinilah pengaturan yang penting.
Terlihat pilihan Link level to style? Pastikan style yang digunakan untuk level 1 adalah Heading 1. Kalau ingin ada karakter tambahan setelah angka, pilih di Follow number with. Kita biarkan spasi saja.

Oke! Level 1 kita sudah selesai! Supaya tidak bolak-balik, lakukan juga untuk level 2 (link ke style Heading 2) dan level 3 (link ke style Heading 3). Bisa membuat 1.1 (contoh)?

Untuk level 2 dan seterusnya, ada pengaturan yang baru terbuka, yaitu Previous level number. Artinya, level berapa yang berada sebelum level ini? Ini digunakan pada kotak Number format. Jadi, untuk level 2, langkah membuat 1.1 seperti berikut:

- Hapus saja dulu format yang ada di kotak Number format supaya tidak bingung.
- Pilih Previous level number. Jelas sekali, untuk level 2, level sebelumnya adalah level 1. Setelah diklik, akan muncul 1 pada kotak Number format.
- Ketikkan tanda titik manual (atau tanda pemisah apapun yang diinginkan; biasanya sih titik).
- Pilih Number style yang diinginkan (seharusnya 1, 2, 3...). Nanti akan keluar lagi angka 1 pada kotak Number format, sehingga teks pada kotak itu menjadi 1.1.

Selain itu, pengaturan lain yang terbuka adalah Restart numbering after. Maksudnya, perhitungan level 2 kita akan dikembalikan ke asal kalau ketemu suatu level tertentu. Bingung? Begini...
Misalkan struktur buku kita seperti ini:

Level 1
Level 2
Level 2
Level 2
Level 1 --> level 2-nya stop!!!
Level 2 --> tentu ini punya level 1 kedua, kan?
Level 2
Level 1 --> stop lagi...
Level 2 --> ini milik level 1 ketiga!

Word akan menerjemahkan informasi ini sebagai:

Bab 1
1.1
1.2
1.3
Bab 2
2.1 --> perhatikan, angka pada subbab ini kembali lagi ke 1
2.2
Bab 3
3.1 --> kembali lagi ke subbab 1

Secara umum, untuk level N, set saja Restart numbering after ke level (N - 1).

Bisa ya untuk level 3 (1.1.1)?

Ribet? Mungkin, tapi ini akan sangat membantu di pembuatan daftar isi nanti. Apa di Word 2007 lebih mudah?
Jangan lupa ikutan serunya petualangan Our Journey!
~ A, èxshna il utnön qu our journey shallaran a èndh... ~

Profiles
About.me https://about.me/hoshiro.exsharaen

Èxsharaèn

#3
Carinya nggak seribet Word 2003. Kita nggak perlu memilih dulu teks PENDAHULUAN kita, bahkan kita tidak perlu menuliskan apa-apa dulu, tapi yang penting adalah membuat multilevel list (pada Word 2003 istilahnya Outline Numbering). Coba perhatikan tombol di sebelah tombol Numbering pada tab Home, bagian Paragraph. Tombol apa itu? Itulah tombol Multilevel list. Klik saja dan silakan pilih dari style yang tersedia. Sepertinya tidak ada yang cocok, jadi kita buat sendiri saja.

Klik tombol Multilevel list dan pilih Define new multilevel list... . Jendela baru akan terbuka.

Bentuk jendela ini hampir mirip dengan sesepuhnya di Word 2003. Click level to modify sudah jelas menyatakan apa yang harus kita lakukan: klik salah satu level untuk mengubahnya. Kita pilih level 1 dulu.

Pada bagian Number format, juga jelas tertulis petunjuk berikutnya, yaitu Enter formatting for number. Ternyata kita juga bisa ubah font-nya, tapi itu nanti dulu. Hapus saja semua teks yang ada pada kotak ini, kemudian tuliskan kata BAB diikuti spasi. Nah, untuk memasukkan angka bab, jangan diketik manual, tapi pilih format angka yang dikehendaki dengan membuka menu Number style for this level.

Aduh, tapi pengaturan yang penting juga masih disembunyikan! Klik More untuk membukanya.

Biasanya sih Word akan otomatis menyesuaikan level dengan Heading, jadi level 1 pasti akan menggunakan Heading 1, level 2 ya Heading 2, dan seterusnya. Ada baiknya mengecek pilihan Link level to style. Lain-lainnya masih sama seperti pada Word 2003.

Ayo ke level 2! Caranya mirip sekali dengan Word 2003, namun namanya saja yang berbeda:

- Pada menu Include level number from, pilih Level 1. Angka 1 akan muncul pada kotak Enter formatting for number.

- Ketik tanda titik secara manual.

- Pilih format angka yang diinginkan pada menu Number style for this level. Angka 1 akan muncul sekali lagi di akhir.

Jangan lupa, cek Restart list after dan pilih level yang sesuai (aturannya sama seperti pada Word 2003).

Coba buat level 3 sendiri yah!
Jangan lupa ikutan serunya petualangan Our Journey!
~ A, èxshna il utnön qu our journey shallaran a èndh... ~

Profiles
About.me https://about.me/hoshiro.exsharaen

Èxsharaèn

Masih ada yang aneh pada judul bab kita... tulisannya menyamping! Padahal, yang kita inginkan seperti ini:

BAB 1
PENDAHULUAN

Maka, letakkan kursor setelah angka 1. Jangan tekan Enter!!! Menekan Enter akan membuat paragraf baru, sehingga yang terjadi Pendahuluan kita akan jadi Bab 2. Untuk menurunkan teks tanpa membuat paragraf baru, gunakan Shift+Enter.

Oke! Masalah pun terpecahkan! Silakan buat struktur buku contoh kita. Jangan lupa menggunakan style Heading 2 dan 3, dan lihat bahwa Word otomatis menambahkan angka subbab yang kita perlukan. Asyik kan?

Kalau sudah selesai, kita tinggal selangkah lagi menuju daftar isi!!!
Jangan lupa ikutan serunya petualangan Our Journey!
~ A, èxshna il utnön qu our journey shallaran a èndh... ~

Profiles
About.me https://about.me/hoshiro.exsharaen

Èxsharaèn

#5
Oke, selesai buat bukunya? Kita siap membuat daftar isi. Caranya:

Word 2003
Buka menu Insert > Reference > Index and Tables... . Buka tab Table of Contents.
Inilah fitur untuk membuat daftar isi. Ada beberapa pengaturan yang bisa dipilih, tapi untuk sekarang tekan saja OK.

Word 2007
Buka tab References. Cari bagian Table of Contents (paling kiri). Klik saja tombol Table of Contents dan klik Insert Table of Contents... . Pengaturannya sama dengan Word 2003, tapi untuk sekarang kita abaikan dulu. Langsung tekan OK!

Voila! Daftar isi kita jadi deh! Asyik kan? Kalau belum terlihat efeknya, coba berikan tulisan yang agak panjang supaya tiap subbab berada pada halaman terpisah. Tapi tunggu, daftar isi kita kok masih sama?

Untuk memperbarui daftar isi, terutama setelah kita membuat perubahan, klik di mana saja pada daftar isi kita, kemudian tekan F9 (Word 2003 maupun 2007 sama saja). Kita akan ditanyai, mau memperbarui daftar isi seperti apa: halamannya saja atau seluruh isi daftar isi juga diperbarui. Pilih sesukanya kemudian tekan OK. Jadi lagi deh daftar isi yang baru!

Oh ya, daftar isi yang dibuat dengan cara ini juga bisa berfungsi sebagai menu. Dengan menekan Ctrl+klik pada judul di daftar isi, kita akan dibawa ke lokasi sebenarnya di dokumen kita. Coba deh! Ini akan sangat berguna di saat topik yang kita buat sudah nggak karuan banyaknya.

Nah, itulah dasar-dasar pembuatan daftar isi secara otomatis di Word 2003 dan 2007. Mudah-mudahan ini membantu para mahasiswa yang sedang menyusun buku tugas akhir. Sebenarnya masih ada trik-trik lainnya untuk mempermudah pembuatan makalah, seperti bagaimana caranya membuat nomor halaman yang mengikuti nomor bab (misalkan halaman 2-1, 4-25), pembuatan daftar isi khusus untuk gambar, tabel, dan banyak lagi. Penasaran? Ditunggu yah tips and trick berikutnya!!!

Masih bingung? Kalau perlu panduan gambar, jangan sungkan-sungkan minta yah, nanti aku post-kan lengkap dengan screenshot-nya.
Jangan lupa ikutan serunya petualangan Our Journey!
~ A, èxshna il utnön qu our journey shallaran a èndh... ~

Profiles
About.me https://about.me/hoshiro.exsharaen

dhran

Minta ya.. Boleh deh.. Hehehe

Klo bisa sih yang buat daftar gambar juga, trus yang klo insert gambar langsung ngasi nama Gambar ... gitu.. Tau maksudku kn? hehehe

Thx.

GBU

Èxsharaèn

OK d. Mungkin aku akan buat videonya saja supaya lebih jelas lagi, masing-masing untuk Word 2003 dan 2007.

Ditunggu yaa...
Jangan lupa ikutan serunya petualangan Our Journey!
~ A, èxshna il utnön qu our journey shallaran a èndh... ~

Profiles
About.me https://about.me/hoshiro.exsharaen

Èxsharaèn

Okay, aku selesai bikin videonya untuk Word 2003. Aku pikir Word 2003 diprioritaskan dulu karena rasanya masih banyak yang pakai versi ini. Word 2007 akan aku susulkan segera. Mungkin rada jelek :P

Enjoy! :)
Jangan lupa ikutan serunya petualangan Our Journey!
~ A, èxshna il utnön qu our journey shallaran a èndh... ~

Profiles
About.me https://about.me/hoshiro.exsharaen

dhran


Èxsharaèn

Tutorial daftar isi otomatis khusus untuk gambar, tabel, kode, dll. akan aku buat karena banyak permintaan (ceile... :P), lengkap dengan videonya. Aku buat di topik baru supaya nggak kecampur dengan topik ini, walaupun caranya nggak jauh beda.

Ditunggu yah ;)
Jangan lupa ikutan serunya petualangan Our Journey!
~ A, èxshna il utnön qu our journey shallaran a èndh... ~

Profiles
About.me https://about.me/hoshiro.exsharaen

whelly

tengkyu Exsharaen
Exsharaen baik deh :D ;)

pc

wah2 ternyata gitu to cara e pake multilevel list
br tau saya  (ketinggalan banget ya )hehe
thx y Exsharaen hehe

faart

Dan aku sekarang perlu ini...
Mau tanya, ini kl gitu semuanya harus dijadiin satu doc/docx ya? :S

Èxsharaèn

Iya, syarat pakai ini supaya daftar isinya bisa dibuat otomatis, semuanya ada di satu dokumen yang sama.
Jangan lupa ikutan serunya petualangan Our Journey!
~ A, èxshna il utnön qu our journey shallaran a èndh... ~

Profiles
About.me https://about.me/hoshiro.exsharaen